Casi d'uso · Finanze
Fattura QR e solleciti
Per chi scrive fatture e aspetta di essere pagato. Fattura, promemoria e sollecito nascono nello stesso sistema e ogni fattura viene verificata prima dell'invio.
Situazione di partenza
Le fatture nascono in Word o in un software separato. Indirizzo, aliquota o riferimento QR non sono sempre corretti.
Nessuno sa se una fattura è arrivata. Le partite aperte emergono solo alla chiusura del mese.
Promemoria e solleciti vengono scritti a mano quando qualcuno ha tempo.
Come funziona in relyd
Creare la fattura
La fattura nasce da offerta, ordine o ore registrate, oppure direttamente con cliente e righe. Il riferimento QR si aggiunge automaticamente.
- Fattura con sezione di pagamento QR
- Da offerta, ordine o progetto
- Fatture ricorrenti pianificate
Verificare prima dell'invio
L'AI Steward verifica ogni nuova fattura: IVA, indirizzo, condizioni di pagamento, riferimento QR e possibile doppia fatturazione. Se una bozza resta ferma tre giorni, lo ricorda.
- Una verifica prima di ogni invio
- Le bozze dimenticate vengono segnalate
Seguire il pagamento
Se dopo cinque giorni il cliente non ha aperto la fattura, l'AI Steward chiede se è arrivata. Classifica i pagamenti parziali: sconto, commissione o saldo reale.
- Fattura vista o no
- Pagamenti parziali classificati
- Partite aperte per cliente
Ricordare e sollecitare
Quando una fattura è scaduta da dieci giorni, l'AI Steward scrive un promemoria cortese o propone il livello di sollecito successivo. I solleciti partono solo dopo la vostra approvazione.
- Promemoria e livelli di sollecito
- Solleciti solo dopo approvazione
Cosa si assume l'AI Steward
Verificare la fattura prima dell'invio
Verifica le nuove fatture prima dell'invio: IVA, indirizzo, condizioni di pagamento, riferimento QR e possibile doppia fatturazione.
Fattura non aperta
Controlla le fatture inviate 5 giorni fa che il cliente non ha aperto: chiede cortesemente se la fattura è arrivata o propone un'attività per verificare il contatto di fatturazione.
Promemoria di pagamento
Controlla le fatture scadute da 10 giorni e ancora aperte: scrive un promemoria cortese o propone il sollecito successivo. I solleciti attendono sempre la Sua approvazione. Riesamina ogni fattura al più presto dopo 14 giorni.
Fattura pagata parzialmente
Controlla le fatture pagate in parte con un residuo aperto da 5 giorni: valuta se la differenza è uno sconto, una commissione o un errore, propone un'attività con la valutazione e contatta il cliente solo se il residuo è chiaramente dovuto.
Bozza di fattura non inviata
Controlla le bozze di fattura mai inviate dopo 3 giorni: propone un'attività per completarle e inviarle o eliminarle.
Cosa cambia nel quotidiano
- Le fatture partono verificate e con il riferimento QR corretto
- Le partite aperte sono visibili ogni giorno, non solo a fine mese
- I promemoria partono puntuali senza che qualcuno debba pensarci
- Su ogni sollecito decidete sempre voi
Vedere questo processo sul vostro esempio
Mostriamo il processo in una demo con i vostri dati. Oppure provate relyd voi stessi, gratis per 14 giorni.