Casi d'uso · Finanze
Registrare le fatture fornitori
Per aziende con molte fatture fornitori. Ogni fattura arriva in un unico posto, viene verificata e solo dopo l'approvazione registrata e pagata.
Situazione di partenza
Le fatture arrivano via e-mail, su carta e come allegati in caselle diverse.
Se la fattura corrisponde all'ordine e se la merce è davvero arrivata lo verifica qualcuno a mano, o nessuno.
La stessa fattura viene registrata due volte e a volte pagata due volte.
Come funziona in relyd
Tutte le fatture in un unico posto
Le fatture fornitori arrivano nella casella fatture. Se qualcuno carica una fattura nei file, l'AI Steward la riconosce e propone di inoltrarla.
- Casella per le fatture fornitori
- Giustificativi riconosciuti nei file
- Spese nello stesso posto
Verificare e abbinare
L'AI Steward verifica fornitore, conto, ordine e doppioni e abbina la fattura a ordine e ricevimento merci. In valuta estera confronta il cambio con quelli registrati.
- Abbinamento con ordine e ricevimento
- Fatture doppie riconosciute
- Controllo del cambio in valuta estera
Approvare e registrare
L'approvazione è preparata. Se una spesa attende due giorni, chi approva riceve un'attività con una breve valutazione. Dopo l'approvazione la fattura è registrata e pronta per il pagamento.
- Approvazione preparata
- Promemoria quando l'approvazione attende
- Registrazione e pagamento da un unico record
Cosa si assume l'AI Steward
Giustificativo rilevato
Riconosce le fatture fornitori caricate nei file e propone di inoltrarle alla casella fatture.
Verificare la fattura in entrata
Verifica le fatture fornitori dalla casella fatture: fornitore, conto, ordine e duplicati, e prepara l'approvazione.
Fattura fornitore duplicata
Individua le nuove spese che ripetono una esistente per file o numero di fattura del fornitore, prima di un doppio pagamento.
Riconciliare la fattura fornitore
Confronta le fatture fornitori con ordine e ricevimento merce e segnala le differenze.
Documento in valuta estera
Confronta il cambio delle nuove spese in valuta con i cambi registrati nello stesso periodo e segnala grandi differenze.
Spesa in attesa di approvazione
Controlla le spese in attesa di approvazione da 2 giorni: verifica in anticipo giustificativo, categoria e importo e propone un'attività a chi approva con una breve valutazione.
Cosa cambia nel quotidiano
- Nessuna fattura fornitore va persa
- Si paga solo ciò che è stato ordinato e consegnato
- I doppioni vengono riconosciuti prima del pagamento
- La contabilità verifica le eccezioni invece di ogni fattura
Vedere questo processo sul vostro esempio
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