Cas d'usage · Finances
Facture QR et relances
Pour tous ceux qui facturent et attendent leur argent. Facture, rappel et relance viennent du même système, et chaque facture est vérifiée avant l'envoi.
Situation de départ
Les factures sont rédigées dans Word ou un logiciel séparé. Adresse, taux de TVA ou référence QR ne sont pas toujours justes.
Personne ne sait si une facture est arrivée. Les postes ouverts n'apparaissent qu'à la clôture du mois.
Rappels et relances sont écrits à la main quand quelqu'un a le temps.
Comment cela se passe dans relyd
Créer la facture
La facture naît d'une offre, d'une commande ou d'heures saisies, ou directement avec client et positions. La référence QR s'ajoute automatiquement.
- Facture avec section paiement QR
- Depuis une offre, une commande ou un projet
- Factures récurrentes planifiées
Vérifier avant l'envoi
L'AI Steward vérifie chaque nouvelle facture : TVA, adresse, conditions de paiement, référence QR et double facturation possible. Si un brouillon traîne trois jours, il le rappelle.
- Une vérification avant chaque envoi
- Les brouillons oubliés sont signalés
Suivre le paiement
Si le client n'a pas ouvert la facture après cinq jours, l'AI Steward demande si elle est bien arrivée. Il classe les paiements partiels : escompte, frais ou vrai solde.
- Facture consultée ou non
- Paiements partiels classés
- Postes ouverts par client
Rappeler et relancer
Quand une facture est en retard de dix jours, l'AI Steward écrit un rappel aimable ou propose le niveau de relance suivant. Les relances ne partent qu'après votre validation.
- Rappel et niveaux de relance
- Relances uniquement après validation
Ce que l'AI Steward prend en charge
Vérifier la facture avant envoi
Vérifie les nouvelles factures avant l'envoi : TVA, adresse, conditions de paiement, référence QR et double facturation possible.
Facture non consultée
Vérifie les factures envoyées il y a 5 jours que le client n'a pas ouvertes : demande poliment si la facture est bien arrivée ou propose une tâche pour vérifier le contact de facturation.
Rappel de paiement
Vérifie les factures en retard depuis 10 jours et toujours ouvertes : rédige un rappel aimable ou propose la relance suivante. Les relances attendent toujours votre approbation. Réexamine chaque facture au plus tôt après 14 jours.
Facture partiellement payée
Vérifie les factures partiellement payées dont le solde est ouvert depuis 5 jours : évalue s'il s'agit d'un escompte, de frais ou d'une erreur, propose une tâche avec l'évaluation et ne contacte le client que si le solde est clairement dû.
Brouillon de facture non envoyé
Vérifie les brouillons de facture jamais envoyés après 3 jours : propose une tâche pour les finaliser et les envoyer ou les supprimer.
Ce qui change au quotidien
- Les factures partent vérifiées avec la bonne référence QR
- Les postes ouverts sont visibles chaque jour, pas seulement en fin de mois
- Les rappels partent à temps sans que personne ait à y penser
- Vous gardez la décision sur chaque relance
Voir ce processus sur votre exemple
Nous montrons le processus dans une démo avec vos données. Ou testez relyd vous-même, gratuitement pendant 14 jours.