Cas d'usage · Finances
Comptabiliser les factures fournisseurs
Pour les entreprises avec beaucoup de factures fournisseurs. Chaque facture arrive au même endroit, est vérifiée et n'est comptabilisée et payée qu'après validation.
Situation de départ
Les factures arrivent par e-mail, sur papier et en pièce jointe dans différentes boîtes.
La concordance avec la commande et la livraison réelle est vérifiée à la main, ou pas du tout.
La même facture est saisie deux fois et parfois payée deux fois.
Comment cela se passe dans relyd
Toutes les factures au même endroit
Les factures fournisseurs arrivent dans la boîte des factures. Si quelqu'un dépose une facture dans les fichiers, l'AI Steward la reconnaît et propose de la transférer.
- Boîte de réception des factures fournisseurs
- Justificatifs reconnus dans les fichiers
- Frais et dépenses au même endroit
Vérifier et rapprocher
L'AI Steward vérifie fournisseur, compte, commande et doublons et rapproche la facture de la commande et de la réception. En devise étrangère, il compare le cours avec les cours comptabilisés.
- Rapprochement avec commande et réception
- Factures en double détectées
- Contrôle du cours en devise étrangère
Valider et comptabiliser
La validation est préparée. Si une dépense attend deux jours, la personne qui valide reçoit une tâche avec une brève évaluation. Après validation, la facture est comptabilisée et prête au paiement.
- Validation préparée
- Rappel quand une validation attend
- Comptabilisation et paiement depuis un seul dossier
Ce que l'AI Steward prend en charge
Justificatif détecté
Reconnaît les factures fournisseurs déposées dans les fichiers et propose de les transférer à la boîte de factures.
Vérifier la facture entrante
Vérifie les factures fournisseurs de la boîte de réception : fournisseur, compte, commande et doublons, et prépare l'approbation.
Facture fournisseur en double
Repère les nouvelles dépenses qui répètent une dépense existante par fichier ou numéro de facture fournisseur, avant un double paiement.
Rapprocher la facture fournisseur
Compare les factures fournisseurs à la commande et à la réception et signale les écarts.
Document en devise étrangère
Compare le taux des nouvelles dépenses en devise aux taux comptabilisés à la même date et signale les grands écarts.
Dépense en attente d'approbation
Vérifie les dépenses en attente d'approbation depuis 2 jours : contrôle préalablement justificatif, catégorie et montant et propose une tâche à l'approbateur avec une brève évaluation.
Ce qui change au quotidien
- Aucune facture fournisseur ne se perd
- Seul ce qui a été commandé et livré est payé
- Les doublons sont détectés avant le paiement
- La comptabilité vérifie les exceptions plutôt que chaque facture
Voir ce processus sur votre exemple
Nous montrons le processus dans une démo avec vos données. Ou testez relyd vous-même, gratuitement pendant 14 jours.