Use Cases · Finanzen
Rechnung mit QR und Mahnung
Für alle, die Rechnungen schreiben und auf ihr Geld warten. Rechnung, Erinnerung und Mahnung entstehen im selben System und jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft.
Ausgangslage
Rechnungen entstehen in Word oder einer separaten Software. Adresse, Steuersatz oder QR-Referenz stimmen nicht immer.
Ob eine Rechnung angekommen ist, weiss niemand. Offene Posten fallen erst beim Monatsabschluss auf.
Erinnerungen und Mahnungen schreibt jemand von Hand, wenn er Zeit hat.
So läuft es in relyd
Rechnung erstellen
Die Rechnung entsteht aus Offerte, Auftrag oder erfassten Stunden oder direkt mit Kunde und Positionen. Die QR-Referenz kommt automatisch dazu.
- Rechnung mit QR-Zahlteil
- Aus Offerte, Auftrag oder Projekt
- Wiederkehrende Rechnungen nach Plan
Vor dem Versand prüfen
Der AI Steward prüft jede neue Rechnung auf Steuer, Adresse, Zahlungsbedingung, QR-Referenz und mögliche Doppelverrechnung. Liegt ein Entwurf drei Tage, erinnert er daran.
- Prüfung vor jedem Versand
- Vergessene Entwürfe werden gemeldet
Zahlung verfolgen
Hat der Kunde die Rechnung nach fünf Tagen nicht geöffnet, fragt der AI Steward nach, ob sie angekommen ist. Teilzahlungen ordnet er ein: Skonto, Gebühr oder echter Rest.
- Rechnung angesehen oder nicht
- Teilzahlungen eingeordnet
- Offene Posten pro Kunde
Erinnern und mahnen
Ist eine Rechnung zehn Tage überfällig, schreibt der AI Steward eine freundliche Erinnerung oder schlägt die nächste Mahnstufe vor. Mahnungen gehen erst nach Ihrer Freigabe raus.
- Erinnerung und Mahnstufen
- Mahnungen nur nach Freigabe
Was der AI Steward übernimmt
Rechnung vor Versand prüfen
Prüft neue Rechnungen vor dem Versand auf Steuer, Adresse, Zahlungsbedingung, QR-Referenz und mögliche Doppelverrechnung.
Rechnung nicht angesehen
Prüft Rechnungen, die vor 5 Tagen versandt und vom Kunden nicht geöffnet wurden: fragt höflich nach, ob die Rechnung angekommen ist, oder schlägt eine Aufgabe vor, den Rechnungskontakt zu prüfen.
Zahlungserinnerung
Prüft Rechnungen, die seit 10 Tagen überfällig und noch offen sind: schreibt eine freundliche Erinnerung oder schlägt die nächste Mahnung vor. Mahnungen warten immer auf Ihre Freigabe. Schaut sich jede Rechnung frühestens nach 14 Tagen wieder an.
Teilzahlung klären
Prüft teilweise bezahlte Rechnungen mit seit 5 Tagen offenem Rest: ordnet ein, ob die Differenz Skonto, Gebühr oder Fehler ist, schlägt eine Aufgabe mit der Einschätzung vor und fragt beim Kunden nur nach, wenn sie klar offen ist.
Rechnungsentwurf liegt
Prüft Rechnungsentwürfe, die nach 3 Tagen nie versandt wurden: schlägt eine Aufgabe vor, sie fertigzustellen und zu versenden oder zu löschen.
Was sich im Alltag ändert
- Rechnungen gehen geprüft und mit korrekter QR-Referenz raus
- Offene Posten sind jeden Tag sichtbar, nicht erst am Monatsende
- Erinnerungen laufen pünktlich, ohne dass jemand daran denken muss
- Über jede Mahnung entscheiden weiterhin Sie
Diesen Ablauf an Ihrem Beispiel sehen
Wir zeigen den Ablauf in einer Demo mit Ihren Daten. Oder Sie testen relyd selbst, 14 Tage kostenlos.