Use Cases · Team & Service
Zeiterfassung bis Abrechnung
Für Teams, die Zeit verkaufen: Agenturen, Handwerk, IT- und Servicefirmen. Jede Stunde hängt an einem Projekt und landet ohne Umweg in der Rechnung.
Ausgangslage
Ein Team arbeitet gleichzeitig an mehreren Aufträgen. Stunden landen in Excel, auf Zetteln oder gar nicht.
Am Monatsende sucht jemand die Zeiten zusammen, schreibt Rechnungen und fragt nach, was fehlt. Was nicht erfasst ist, wird nicht verrechnet.
Ob ein Projekt rentiert, zeigt sich erst, wenn es fertig ist.
So läuft es in relyd
Zeiten dort erfassen, wo gearbeitet wird
Jede Stunde hängt an einer Aufgabe und einem Projekt. Wer arbeitet, erfasst die Zeit direkt in der Aufgabe und schliesst am Abend den Tag ab.
- Zeiterfassung pro Aufgabe und Projekt
- Tagesabschluss mit Notiz
- Planer für die Woche des Teams
Fehlende Zeiten werden nachgefragt
Hat jemand mit geplanter Arbeit den Tag nicht abgeschlossen, erinnert der AI Steward ab 17 Uhr mit einem Entwurf. Niemand muss hinterhertelefonieren.
- Erinnerung mit vorbereitetem Entwurf
- Überfällige Aufgaben und Projekte sichtbar
Offene Leistungen auf einen Blick
«Projekte abrechnen» zeigt alle Projekte mit offenen Leistungen, Stunden und Betrag. Budget und Ist sind pro Projekt laufend sichtbar.
- Offene Stunden und Betrag pro Projekt
- Budget gegen Ist während des Projekts
Rechnung prüfen und versenden
Markierte Projekte erhalten einen Rechnungsentwurf. Der AI Steward prüft ihn vor dem Versand, Sie geben frei. Zahlungen und Mahnungen laufen im selben System weiter.
- Rechnungsentwurf aus den erfassten Stunden
- QR-Rechnung, Erinnerung und Mahnung
- Monatlich, quartalsweise oder wiederkehrend
Was der AI Steward übernimmt
Tagesabschluss fehlt
Erinnert ab 17 Uhr Personen mit geplanter Arbeit, die ihren Tag nicht abgeschlossen haben, mit einem Entwurf.
Projekt überfällig
Fragt bei Projekten nach dem Enddatum die Projektleitung nach neuem Termin oder Grund, mit dem bisherigen Fortschritt.
Rechnung vor Versand prüfen
Prüft neue Rechnungen vor dem Versand auf Steuer, Adresse, Zahlungsbedingung, QR-Referenz und mögliche Doppelverrechnung.
Was sich im Alltag ändert
- Stunden sind erfasst, bevor der Monat endet
- Die Abrechnung entsteht aus den erfassten Zeiten statt aus Listen
- Budget und Ist pro Projekt sind laufend sichtbar
- Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft
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