Use Cases · Finanzen
Eingangsrechnungen verbuchen
Für Firmen mit vielen Lieferantenrechnungen. Jede Rechnung kommt an einen Ort, wird geprüft und erst nach Freigabe verbucht und bezahlt.
Ausgangslage
Rechnungen kommen per Mail, auf Papier und als Anhang in verschiedenen Postfächern an.
Ob die Rechnung zur Bestellung passt und die Ware wirklich geliefert wurde, prüft jemand von Hand oder gar nicht.
Dieselbe Rechnung wird zweimal erfasst und manchmal zweimal bezahlt.
So läuft es in relyd
Alle Rechnungen an einem Ort
Lieferantenrechnungen kommen in die Rechnungs-Inbox. Lädt jemand eine Rechnung in die Dateien hoch, erkennt der AI Steward sie und schlägt vor, sie weiterzuleiten.
- Rechnungs-Inbox für Lieferantenrechnungen
- Belege aus den Dateien erkannt
- Spesen und Ausgaben am selben Ort
Prüfen und abgleichen
Der AI Steward prüft Lieferant, Konto, Bestellung und Dubletten und gleicht die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab. Bei Fremdwährung vergleicht er den Kurs mit den gebuchten Kursen.
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Doppelte Rechnungen erkannt
- Kursprüfung bei Fremdwährung
Freigeben und verbuchen
Die Freigabe ist vorbereitet. Wartet eine Ausgabe zwei Tage, bekommt die freigebende Person eine Aufgabe mit kurzer Einschätzung. Nach der Freigabe ist die Rechnung gebucht und zur Zahlung vorgemerkt.
- Vorbereitete Freigabe
- Erinnerung bei wartender Freigabe
- Buchung und Zahlung aus demselben Datensatz
Was der AI Steward übernimmt
Beleg erkannt
Erkennt in die Dateien hochgeladene Lieferantenrechnungen und schlägt vor, sie an die Rechnungs-Inbox weiterzuleiten.
Eingangsrechnung prüfen
Prüft Lieferantenrechnungen aus der Rechnungs-Inbox auf Lieferant, Konto, Bestellung und Dubletten und bereitet die Freigabe vor.
Doppelte Eingangsrechnung
Erkennt neue Ausgaben, die eine bestehende nach Belegdatei oder Lieferanten-Rechnungsnummer wiederholen, bevor doppelt bezahlt wird.
Lieferantenrechnung abgleichen
Gleicht Lieferantenrechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab und meldet Abweichungen.
Fremdwährungsbeleg
Vergleicht den Kurs neuer Ausgaben in Fremdwährung mit den um dasselbe Datum gebuchten Kursen und meldet grosse Abweichungen.
Ausgabe wartet auf Freigabe
Prüft Ausgaben, die seit 2 Tagen auf Freigabe warten: prüft Beleg, Kategorie und Betrag vor und schlägt der freigebenden Person eine Aufgabe mit kurzer Einschätzung vor.
Was sich im Alltag ändert
- Keine Lieferantenrechnung geht verloren
- Bezahlt wird nur, was bestellt und geliefert wurde
- Doppelte Rechnungen werden erkannt, bevor sie bezahlt sind
- Die Buchhaltung prüft Ausnahmen statt jede Rechnung
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