Use Cases · Verkauf
Von der Offerte zur Rechnung
Für Firmen, die mit Offerten verkaufen. Offerte, Auftrag, Lieferschein und Rechnung entstehen aus einem Datensatz und nichts wird zweimal erfasst.
Ausgangslage
Die Offerte entsteht in Word, der Auftrag in einer Liste, die Rechnung in der Buchhaltung. Jeder Schritt wird neu abgetippt.
Offerten werden verschickt und dann vergessen. Ob der Kunde sie gelesen hat, weiss niemand.
Zwischen angenommener Offerte und Rechnung vergehen Wochen.
So läuft es in relyd
Offerte erstellen und unterschreiben lassen
Die Offerte entsteht aus Kunde, Artikeln und Preisen und geht per Link zur digitalen Unterschrift. Sie sehen, wann der Kunde sie öffnet.
- Offerte mit Ihren Artikeln und Preisen
- Digitale Unterschrift
- Sichtbar, wann der Kunde sie öffnet
Nachfassen, bevor die Offerte kalt wird
Hat der Kunde die Offerte vor drei Tagen geöffnet und nicht reagiert, legt der AI Steward eine Anruf-Wiedervorlage an oder fragt nach, ob etwas unklar ist.
- Wiedervorlage für die zuständige Person
- Rückfrage beim Kunden
Aus der Offerte wird Auftrag und Lieferung
Die angenommene Offerte wird zum Auftrag. Lieferschein und Kommissionierung kommen aus demselben Datensatz und der Lieferschein wird vor dem Versand mit dem Auftrag verglichen.
- Auftrag ohne neue Erfassung
- Lieferschein aus dem Auftrag
- Vorauszahlung und Kreditlimit geprüft
Rechnung ohne Verzögerung
Hat eine angenommene Offerte noch keine Rechnung, schlägt der AI Steward vor, die Rechnung oder eine Anzahlungsrechnung zu erstellen. Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft.
- Rechnung oder Anzahlungsrechnung
- Prüfung vor dem Versand
- Zahlung und Mahnung im selben System
Was der AI Steward übernimmt
Angebot nachfassen
Prüft Angebote, die der Kunde vor 3 Tagen geöffnet, aber weder angenommen noch abgelehnt hat: legt für die zuständige Person eine Anruf-Wiedervorlage an oder fragt den Kunden, ob etwas unklar ist.
Angebot angenommen
Prüft Angebote, die in den letzten Tagen angenommen wurden und noch keine Rechnung haben: schlägt eine Aufgabe vor, die Rechnung oder Anzahlungsrechnung zu erstellen.
Zahlung eingegangen
Gibt vollständig bezahlte Aufträge ans Lager frei; die Freigabe prüft Vorauszahlung, Kreditlimit und Sperren erneut.
Lieferschein prüfen
Vergleicht eingereichte Lieferscheine mit dem Auftrag und dem Kommissionierten, bevor die Ware das Lager verlässt.
Rechnung vor Versand prüfen
Prüft neue Rechnungen vor dem Versand auf Steuer, Adresse, Zahlungsbedingung, QR-Referenz und mögliche Doppelverrechnung.
Was sich im Alltag ändert
- Jede Angabe wird nur einmal erfasst
- Keine Offerte bleibt ohne Nachfassen liegen
- Die Rechnung folgt der Annahme direkt
- Der ganze Weg vom ersten Kontakt bis zur Zahlung ist an einem Ort
Beteiligte Module
Passende Branchen
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